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招标文件中如何对样品的接收、退回、保管和销毁进行明确

来源: 政府采购信息网 2017-02-14

    案例回放:
  案例一:
  某单位以公开招标方式采购帐篷,按照招标文件要求,投标人需在评标现场提供帐篷小样布料1m2;钢管支架50cm;拉绳1m的小样或样品,未提供或提供不全或经评标委员会判定属于重大偏离的投标无效。
  在合同执行阶段,采购代理机构接到采购人书面情况说明反映中标供应商所供帐篷布料与中标所示样品布料小样严重不符,在材质、色泽等方面存在重大偏离,故拒收该公司所供货物。根据反映的情况,采购代理机构与中标供应商取得联系确认此事,供应商表示,采购人提供的样品不是我公司提供的,理由是招标文件要求帐篷布料小样1m2,而采购人提供的样品不足1m2,如果不按照招标文件提供样品的话,我公司也不会中标。根据上述情况,采购代理机构现场对样品进行实际测量发现,布料样品的尺寸的确不足1m2,同时,样品上也没有相关封样的标识。
  案例二:
  某单位以公开招标方式采购服装,按照招标文件要求,投标人需在评标现场提供所投服装的样品。该项目评审时间为2天,在公布中标结果后,采购代理机构通知未中标供应商退回样品,但经过1个月的时间,仍有部分未中标供应商未及时拿回投标样品,同时招标文件中未对退回样品的时间以及逾期未退样品如何处理做出规定,导致采购代理机构无法对未退样品进行处理,只能暂时保管,继续催促。


  问题引出:
  1、招标文件中如何对样品的接收、退回、保管和销毁进行明确规定吗?
 
  专家点评:
  样品评审作为整个采购环节重要的一环,经常会出现在采购文件中,尤其是一些无法通过纸质投标文件直接判断产品是否符合采购需求的项目,例如家具、服装、印刷等对材质要求较高或直接影响产品最终质量的采购产品。通常样品在评审阶段会分为以下两点,一是要求投标人在评审现场提供样品或小样,并设置合理的评审因素及分值,通过综合评分确定中标供应商。二是在宣布中标(成交)候选名单后排名后,由排名第一的供应商先制作样品,经评标委员会审核,制作的样品符合采购文件要求方可中标,如不符合要求,将由排名第二的供应商,继续制作样品,并经评标委员会审核,以此类推。但随着《政府采购法实施条例》的出台,对样品的检测已不能作为后期判断投标人是否中标(成交)的方法。只能在评审现场通过设置合理的评审因素及分值,进行综合打分,并确定中标供应商。
  但通过上述发生的两个案例来看,虽然样品属于整个采购环节中必不可少的一环,但在整个采购过程中评审现场专家未对样品进行符合性审查,代理机构、及采购人仍未对样品进行足够的重视,导致出现难以解决的尴尬局面。
  采购代理机构应规范招标文件关于样品的要求并加强评审过程记录,具体总结如下:
  1、递交样品应作为评审依据,并在采购文件中设置对应的评审因素。
  2、明确递交样品的时间、地点以及样品名称、规格、数量等,以及如未提供样品或样品不符合采购文件要求的处理办法。
  3、要求投标人在样品上明确标明所投项目名称、项目编号、所投包号以及样品名称。
  4、如需对中标(成交)样品进行封样,须采购文件中明确由谁负责封样,如何封样,样品是否作为合同验收标准。
  5、如需对样品进行破坏性检测,须在采购文件中明确告知各投标人,同时还须明确破坏性出现的损失有谁承担。
  6、明确退还样品的时间、地点以及逾期未退回样品应如何处理。
  7、评审过程中应加强对专家的管理,并加强对样品评审过程中的纪录。

 

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