采购计划管理作为采购工作的重要一环，是提升采购质量的根本途径之一。本文分析了EPC模式下电力工程建设项目前期采购计划管理中的要点问题，提出优化措施，对类似项目采购管理具有一定借鉴意义。
一 引言 在EPC模式下电力工程建设项目前期，业主公司自行采购的项目主要有项目征地、厂前区、倒班宿舍等子项勘察设计/采购/施工、项目建设相关的专题等服务，采购工作受政策影响和政府支持力度影响较大，采购计划管理面临的影响因素较多、难度较大，本文就计划管理工作可能存在的主要问题进行分析，提出管理优化建议。 二 计划管理存在的主要问题 1.计划准确性不高 计划准确性不高，主要体现在四个方面。一是对政策研究不透或市场调研不充分，导致采购计划编制不合理，时间节点等设置不科学。如，政策要求开展某项目立项前需先行开展某几项专题工作，将专题成果作为立项支持性材料，但由于未掌握政策要求，计划中未列出专题服务采购工作；对采购项目合同实施周期掌握不准确，导致无法按期完成合同标的。二是因上一层级进度计划发布时间晚（如年度进度计划等），影响部分采购计划条目编制。如项目前期受核准等因素影响，第二年的工程进度计划发布时间往往在当年年底，开展采购计划编制时缺少强有力的上级计划执行。三是受外部环境/因素影响（如项目核准、地方政府征地进度、业主与总包单位分工确定等），因前置条件未实现导致后续工作无法按期开展。如征地工作涉及广大群众的切身利益，影响面广、情况复杂，尤其是处理争议地等历史遗留问题时，征地工作进度很可能滞后于计划，进而影响场平等后续工作开展。四是采购计划执行不到位，如存在延期立项、设计无法按期固化等情况，影响采购工作正常推进。或是归口管理部门编制采购计划时预留时间不足或对采购计划执行管理不足等因素，导致计划执行偏离计划时间。 2.计划匹配性不强 采购计划内部或采购计划与上一层级计划匹配性不强，主要体现在如下两个方面。一是归口管理部门在编制采购计划时未严格执行上级计划，或计划管理部门审查计划时未发现计划间不匹配的情况，导致采购计划与上级进度计划（如年度工程计划等）不匹配，核心问题在于归口管理部门对计划的重视程度不够，缺乏计划刚性意识，对上级进度计划没吃透或执行起来打折扣。采购归口管理部门汇总各部门采购需求计划后，应组织计划管理部门审查，审查重点是采购计划与上级进度计划的匹配性。二是采购计划内部各专业领域计划条目匹配度不高，前后衔接不紧密（如出图计划与施工计划等），或者采用倒排工期时，压缩专业领域工作周期导致专业领域所需时间不足。在工期紧张的情况下，各部门均希望为本部门工作争取更为宽松的时间窗口，若采购部门协调无果，应提请计划管理部门甚至公司领导裁决，提高计划匹配性。三是涉及捐赠的采购项目，应确认已列入捐赠计划并获批。若捐赠计划获批时间晚于采购计划，应协调捐赠事项管理部门提前与上级管理单位沟通，避免前后逻辑倒置。 3.计划完整性不高 计划完整性不高，计划外采购项目偏多。一是归口管理部门在提交采购需求计划时，未充分收集归口管理业务领域采购需求，导致出现计划外采购项目。各归口管理部门（如安全管理部门作为劳保物品归口管理部门），应主动向各部门收集其归口领域的采购需求。二是归口管理部门对本领域工作管理存在不足或研究不够深入等原因导致计划缺失。如周期性合同（包括物业服务、专题等）到期前需再次采购、但未列入采购计划；年度工作计划中本部门有关工作未分解落实至采购计划中；仅考虑工程主体施工，未考虑水电等辅助设施安装接入等。 4.采购项目零散、公开采购占比率低 采购项目零散、公开采购占比率低，导致采购合规风险较大。一是归口管理部门在采购策划方面长远性考虑不足，未能有效整合同类型的采购项目或潜商为同一家单位的单一来源采购项目（如关联交易、与行业协会合作项目等），造成采购效率低下、公开采购率较低。二是采购周期设置不合理，周期性采购合同的服务期限设置过短。三是合规意识不强，由于采购策划不合理，先后开展的两次采购活动中出现“小马拉大车的情况”（主要是信息化类项目），存在合规风险。 5.重视程度不足 业务部门一把手忙于其他事务，对采购计划重视不够，未能抽出足够时间充分研究采购需求，有时将工作安排下去后不再主动过问工作进展，而是等下属来汇报。 6.兼职采购计划管理员业务能力不足 兼职采购计划管理员，负责组织编制本部门采购需求计划，业务能力的强弱直接影响计划管理水平。一般情况下，各部门往往将较为年轻的员工安排为兼职管理员，相对来讲年轻员工采购计划管理经验不够丰富，成为采购计划管理领域的薄弱环节。 7.采购管理部门过程介入与指导需加强 采购管理部门向各部门布置采购计划编制工作后，需与各部门兼职采购计划管理员保持沟通，了解工作进展与存在的困难，不定期召开碰头会，推动工作。同时，要注意沟通方式方法，取得广泛理解与支持。 三 计划管理优化措施 为尽可能避免上述问题出现，需做好管理优化工作。 1.强化调查研究，提升采购计划准确性 编制采购需求计划前，归口管理部门应充分收集并研究法律法规、国家政策文件（必要时委托专业律所提供支持），深入开展市场调研，对于涉及地方政府的采购项目，应与政府充分沟通，分析存在的风险及应对措施，提高计划编制的准确性。对于重点、难点工作，应适当提前启动，留有余量。 2.加强沟通协调，提高采购计划匹配性 匹配性体现在采购计划与上级进度计划、采购计划与同级施工/设计计划、采购计划内部匹配性三个方面。采购计划归口管理部门应通知计划管理部门审查采购计划与上级进度计划、采购计划与同级施工/设计计划的匹配性，若出现不匹配情况，应协调解决。对于采购计划内部匹配性，采购计划归口管理部门应予以审查，重点审查设计/施工等相关联项目（如同一项目的设计计划与施工招标计划匹配性，办公楼施工招标计划与行政后勤工作采购计划的匹配性等），必要时组织会议研究。若出现因工期紧张等情况导致各计划压缩，应合理解决。 3.压实责任，提高采购计划完整性 可在程序文件中明确由归口管理部门组织收集、审查形成归口管理领域的采购需求计划，同时，要求各归口管理部门建立本部门合同管理台账，专题管理部门建立专题管理台账、列明专题成果失效时间等信息，物资管理部门应建立物资存量动态台账并定期盘库，及时提出完整的采购需求计划。 归口管理部门应对本领域的采购需求进行动态管理，结合工程进展和工作需要，定期分析、及时提出采购需求计划，尽可能避免出现紧急采购。 4.增强合规意识，减少单一来源采购项目 提高公开采购率。提前策划，统筹安排，针对年度采购计划中单一来源项目，通过合并同类采购项目、适当延长采购周期等方式，降低单一来源采购项目数量，提高公开采购率。 避免“小马拉大车”问题。强化采购合规意识，合理安排采购项目，尤其是对于信息化等类型采购项目，避免因分批采购、技术方面存在匹配性/延续性，导致后续采购项目须采用单一来源采购方式。 5.加强管理，提升采购计划管理水平 做好组织保障。组织编制年度采购计划前，成立专项工作小组，由公司领导担任组长，各部门负责人、采购计划员担任小组成员，加强组织保障、强化领导，提高各部门重视程度。通过组织召开启动会、过程中不定期召开审查会、事后召开总结提升会等形式，充分利用各专业部门力量，加强过程把关和指导，保障采购计划编制质量，提升采购管理水平。 加强专业化人才队伍建设。各部门兼职采购计划管理员在采购业务领域知识储备和从业时长参差不齐，采购计划管理水平悬殊，需持续开展与采购有关的法律法规、程序和业务知识培训，提高各部门采购计划管理水平，同时，积极鼓励各部门新入职员工等参加培训，加强人才储备。 持续开展经验反馈。通过开展经验反馈活动，找出已采取纠正或预防措施的实施效果，可借鉴使用的改良建议和良好实践，并加以总结利用，防止或避免同类或类似问题发生。通过开展经验反馈活动，可挖掘问题产生的深层次原因，强化管理薄弱点，提升管理水平，同时，编制各类经验反馈材料并进行分类，为业务培训提供优质材料。 加强指导与监督。采购管理部门应积极与各部门沟通，宣贯采购计划编制、执行过程中需关注的问题，提出有关建议和意见。对于部分涉及多部门的事项（如计划的匹配性、地方协调的复杂问题等），视情况组织专题会议研究解决。 强化考核。有效的绩效考核能够帮助企业达成目标，提升管理水平。采购管理部门应协调考核部门将采购计划编制与执行列入考核事项，以考核为抓手，促进采购管理及采购合规水平提升。 四 结语 采购工作在项目建设中起着至关重要的支撑作用，采购计划管理作为采购管理的一个重要组成部分，是项目整体管理水平的一个侧面体现。在项目建设实践过程中，须持续优化采购计划管理，提升采购计划编制、执行水平，保障采购工作质量，为工程建设提供强有力的采购支撑。 作者及作者单位： 潘峰，国核湛江核电有限公司 倪建伟，国核示范电站有限责任公司 来源：《招标采购管理》2023年第3期
