为尽可能避免上述问题出现,需做好管理优化工作。
1.强化调查研究,提升采购计划准确性
编制采购需求计划前,归口管理部门应充分收集并研究法律法规、国家政策文件(必要时委托专业律所提供支持),深入开展市场调研,对于涉及地方政府的采购项目,应与政府充分沟通,分析存在的风险及应对措施,提高计划编制的准确性。对于重点、难点工作,应适当提前启动,留有余量。
2.加强沟通协调,提高采购计划匹配性
匹配性体现在采购计划与上级进度计划、采购计划与同级施工/设计计划、采购计划内部匹配性三个方面。采购计划归口管理部门应通知计划管理部门审查采购计划与上级进度计划、采购计划与同级施工/设计计划的匹配性,若出现不匹配情况,应协调解决。对于采购计划内部匹配性,采购计划归口管理部门应予以审查,重点审查设计/施工等相关联项目(如同一项目的设计计划与施工招标计划匹配性,办公楼施工招标计划与行政后勤工作采购计划的匹配性等),必要时组织会议研究。若出现因工期紧张等情况导致各计划压缩,应合理解决。
3.压实责任,提高采购计划完整性
可在程序文件中明确由归口管理部门组织收集、审查形成归口管理领域的采购需求计划,同时,要求各归口管理部门建立本部门合同管理台账,专题管理部门建立专题管理台账、列明专题成果失效时间等信息,物资管理部门应建立物资存量动态台账并定期盘库,及时提出完整的采购需求计划。
归口管理部门应对本领域的采购需求进行动态管理,结合工程进展和工作需要,定期分析、及时提出采购需求计划,尽可能避免出现紧急采购。
4.增强合规意识,减少单一来源采购项目
提高公开采购率。提前策划,统筹安排,针对年度采购计划中单一来源项目,通过合并同类采购项目、适当延长采购周期等方式,降低单一来源采购项目数量,提高公开采购率。
避免“小马拉大车”问题。强化采购合规意识,合理安排采购项目,尤其是对于信息化等类型采购项目,避免因分批采购、技术方面存在匹配性/延续性,导致后续采购项目须采用单一来源采购方式。
5.加强管理,提升采购计划管理水平
做好组织保障。组织编制年度采购计划前,成立专项工作小组,由公司领导担任组长,各部门负责人、采购计划员担任小组成员,加强组织保障、强化领导,提高各部门重视程度。通过组织召开启动会、过程中不定期召开审查会、事后召开总结提升会等形式,充分利用各专业部门力量,加强过程把关和指导,保障采购计划编制质量,提升采购管理水平。
加强专业化人才队伍建设。各部门兼职采购计划管理员在采购业务领域知识储备和从业时长参差不齐,采购计划管理水平悬殊,需持续开展与采购有关的法律法规、程序和业务知识培训,提高各部门采购计划管理水平,同时,积极鼓励各部门新入职员工等参加培训,加强人才储备。
持续开展经验反馈。通过开展经验反馈活动,找出已采取纠正或预防措施的实施效果,可借鉴使用的改良建议和良好实践,并加以总结利用,防止或避免同类或类似问题发生。通过开展经验反馈活动,可挖掘问题产生的深层次原因,强化管理薄弱点,提升管理水平,同时,编制各类经验反馈材料并进行分类,为业务培训提供优质材料。
加强指导与监督。采购管理部门应积极与各部门沟通,宣贯采购计划编制、执行过程中需关注的问题,提出有关建议和意见。对于部分涉及多部门的事项(如计划的匹配性、地方协调的复杂问题等),视情况组织专题会议研究解决。
强化考核。有效的绩效考核能够帮助企业达成目标,提升管理水平。采购管理部门应协调考核部门将采购计划编制与执行列入考核事项,以考核为抓手,促进采购管理及采购合规水平提升。