根据政府采购有关规定，采购人或采购代理机构必须在采购合同签订之日起5个工作日内退还中标人的投标保证金，或将其转为履约保证金。但不少采购代理机构表示，合同签订的具体时间一般是由采购人与中标供应商确定，由于信息不对称，采购代理机构有时难以准确把握投标保证金的退还时间，进而导致退还超出规定的期限。

如何避免这一情况？在采访中，业内人士给出以下一些建议。

一是督促采购人及时将合同上传至一体化系统。北京汇诚金桥国际招标有限公司总工程师韩骏建议：“目前各地基本都已建立了一体化系统，如果采购人在签订合同后及时将合同上传至系统平台，便可确保采购代理机构能够及时查看并退还保证金。若采购人未能及时上传合同，采购代理机构将无法获取信息。所以采购代理机构需经常询问并提醒采购人及时上传合同。”另外，韩骏还告诉记者：“对超出5个工作日未能及时退还中标人投标保证金的问题，采购代理机构很可能要承担责任。各地对采购代理机构的处罚方式有所不同，部分地区首次发现，会确认违法但不处罚。此后，不论采购代理机构是否有过错，只要超期仍会给予不同程度的处罚。”对此，天津市财政局相关负责人表示，如果确认不是采购代理机构的责任，代理机构可以在财政部门的监督检查中提供情况说明，由财政部门进行处理。

二是在招标文件中明确双方义务，加入有关条款。北京市众鑫律师事务所律师、中央国家机关政府采购中心常年法律顾问张雷锋建议：“可以在招标文件中尽量明确双方的义务，加入有关条款，即中标供应商在签订合同后立即通知采购代理机构，以便其在法定期限内退还投标保证金。如果由于供应商未及时通知而导致退还延迟，采购代理机构不应承担由此产生的法律后果。”

三是压实采购人主体责任。天津市财政局相关负责人表示，采购人应严格按照《中华人民共和国政府采购法实施条例》第五十条的规定，自合同签订之日起2个工作日内，在指定媒体上公告采购合同。这样，采购代理机构可以通过指定媒体获悉合同情况。这位负责人还建议，在政府采购管理平台建立信息化预警机制，通过系统提醒和记录等方式，督促采购人按时公告合同。此外，采购人和采购代理机构之间应加强沟通与协作，确保采购活动的各个环节按照法定程序进行，从而避免因信息延迟导致的法律责任问题。通过这些措施，将有助于减少由于信息不对称造成的保证金退还延迟问题，确保政府采购活动顺利进行。

《中华人民共和国政府采购法实施条例》

第五十条 采购人应当自政府采购合同签订之日起2个工作日内，将政府采购合同在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公告，但政府采购合同中涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》

第三十八条 投标人在投标截止时间前撤回已提交的投标文件的，采购人或者采购代理机构应当自收到投标人书面撤回通知之日起5个工作日内，退还已收取的投标保证金，但因投标人自身原因导致无法及时退还的除外。

采购人或者采购代理机构应当自中标通知书发出之日起5个工作日内退还未中标人的投标保证金，自采购合同签订之日起5个工作日内退还中标人的投标保证金或者转为中标人的履约保证金。

采购人或者采购代理机构逾期退还投标保证金的，除应当退还投标保证金本金外，还应当按中国人民银行同期贷款基准利率上浮20％后的利率支付超期资金占用费，但因投标人自身原因导致无法及时退还的除外。